Как компании могут экономить на командировках

Средняя компания с филиалами по стране тратит до 1 млн тенге на командировки сотрудников. Эту сумму можно сократить на 25%, уверены сооснователи проекта Pillowz Асылбек Кошкаров и Адмет Акхтер. Корреспонденту делового еженедельника «Капитал.kz» они рассказали о проблемах и тенденциях на рынке делового туризма.

Дойная корова для турфирм

У компаний всегда были проблемы с закрывающими документами на командировки. Если бы вы были бухгалтером, вы бы поняли, о чем я, отмечает Асылбек Кошкаров.

«Представьте, что происходит, когда руководство запрашивает закрывающие документы. На их сборы может уйти до нескольких дней. Среднее звено старается выбирать гостиницы подороже. Некоторые ночуют в другом месте, пытаясь заработать на своих командировках. В отчетах фигурируют огромные суммы. Их не особо это волнует, потому что это деньги компании. Зная, что у руководителя просто нет времени отслеживать движение командировочных, он не будет сравнивать цены в отелях, цены на билеты», – считает собеседник.

Чаще всего компании при организации командировок пользуются услугами турфирм, которые закладывают в стоимость комиссию за свой сервис, дополняет коллегу Адмет Акхтер.

«То есть необходимость в командировках у бизнеса всегда присутствует, и он готов за это платить либо турфирме, либо содержать для этих задач сотрудников в штате. Гостиница турфирмам дает скидку от 20 до 50%, при этом цены в отелях меняются очень часто. В течение месяца могут поменяться несколько раз. Но компания эту скидку не видит», – уверен Адмет Акхтер.

Обычно командировками занимаются непосредственно администратор, офис-менеджер или HR компании. В некоторых крупных предприятиях имеются целые отделы, отвечающие за организацию поездок. Но с приходом онлайн-решений необходимость содержать подобный штат отпадает. А отследить передвижение сотрудников и денежных средств можно будет в два клика.

Экономия времени и денег

«Представьте себе, вы руководитель компании, вы хотите понять, какой у вас бюджет на все поездки и командировки. Бухгалтер будет собирать эти документы, кучу отчетов, которые могут быть вам не совсем понятны. IT упрощает весь этот процесс, экономит время и деньги. Можно сократить расходы на командировки на 25%. Такое решение уже готовится», – рассказал руководитель проекта Pillowz Асылбек Кошкаров.

Сейчас проект действует в тестовом режиме, предлагая услуги размещения. В системе зарегистрировано 17 компаний. Со временем площадка предоставит покупку билетов и трансфер.

«Целый отдел поездок мы готовы разгрузить, чтобы этим мог спокойно заниматься один человек, еЕсли это речь о большой компании. Все закрывающие документы будут получать онлайн. Вся история командировки будет видна сотруднику, исполнителю и руководителю. Руководитель может видеть, кто куда поехал, когда поехал, и он может эту сумму согласовать», – дополнил Адмет.

Однако лишь около 15% всех гостиниц в Казахстане сертифицированы и обладают системой онлайн-бронирования, приводит данные Адмет. Авторы проекта хотят создать для них единую систему. Таким образом будет создан пул гостиниц, в которых есть технологичность. А большая часть скидок будет предоставлена компаниям-клиентам.

Свободный рынок

В Казахстане этот рынок – свободная ниша для IT-систем. При этом он является одним из быстрорастущих.

«По информации Комитета по статистике, за 2016 год на территории РК было обслужено свыше 5 млн туристов. Из них 4 млн останавливались в местах размещения. Согласно данным Комитета по статистике, 54,1% обслуженных посетителей находились в деловых поездках, а это около 2,3 млн человек в год», – приводит цифры Адмет.

Казахстанский рынок делового туризма, по прогнозам WTTC (Всемирного совета по туризму и путешествиям), будет расти на 4,3% ежегодно. Если обратиться к статистике, то затраты на деловой туризм в Казахстане в 2017 году составили $782 млн. В Центральной Азии эта цифра доходит до $1,2 млрд ежегодно. В мировом масштабе – $1,23 трлн в год.

Единая система организации поездок обойдется стартаперам в $70-100 тыс. на первом этапе. У Адмета и Асылбека разработка проекта до полноценного выхода на рынок займет еще 3-4 месяца. Ребята планируют освоить 5% рынка до конца 2020 года.

«Никто в этом не видел перспективу, скорее всего. Но рынок делового туризма сейчас будет усиленно развиваться», – объясняет Адмет причину непопулярности ниши среди стартаперов.

«Несколько компаний это уже прочувствовали и работают. Но они помогают с покупкой билетов. Мы заходим со стороны размещения в гостиницах и апартаментах. Это самый сложный участок и потребует еще два-три года для полноценной реализации», – дополняет Асылбек.

При этом ребята отмечают отсутствие на рынке игроков с технологичным решением, где предоставляется полный спектр услуг для делового туризма, и проблема оптимизации расходов и облегчения документооборота конкурентами не решается. Аналогичная ситуация наблюдается и в России: по словам Адмета, крупнейшая подобная компания за 3 года освоила чуть более 0,3% рынка.

Источник